Riunione di programmazione

Bisogna innanzitutto decidere la modalità con cui effettuare la prova di evacuazione:

• programmata
• semiprogrammata (definizione di un intervallo orario entro cui avviare a sorpresa la simulazione)
• a sorpresa

ed i partecipanti coinvolti:

• solamente gli addetti antincendio, primo soccorso ed evacuazione disabili
• tutto il personale e l’utenza presenti

Nel caso di un’esercitazione a sorpresa, la riunione di programmazione può essere ristretta ad un gruppo limitato di persone che ovviamente dovranno mantenere riservati alcuni dettagli della prova per non compromettere l’efficacia della simulazione a sorpresa. Per comunicare eventuali indicazioni generali agli altri è possibile inviare una email generale tramite i servizi informatici.

Per non rendere sterile l'esperienza è preferibile definire uno scenario che rappresenti un possibile caso di emergenza, ad esempio:

• emergenza tossico-nociva in un laboratorio o nel reagentario
• dispersione di materiale biologico con elevata pericolosità
• incendio nella biblioteca
• scoppio di una bombola di gas infiammabile
• allagamento
• terremoto (in questo caso è realistico ipotizzare l'intasamento di chiamate ai servizi di soccorso, sia interni che esterni)

L'obiettivo della prova può essere il miglioramento dei tempi di evacuazione, ma anche la gestione di casi imprevisti (simulati), ad es.:

• persone infortunate
• persone da accompagnare
• interruzione di vie di fuga

Durante la riunione bisogna assegnare i compiti per l'organizzazione della prova:

• avviso ai servizi di soccorso: per evitare di procurare un falso allarme è importante comunicare la data della prova ai servizi di vigilanza che inoltreranno la segnalazione ai vigili del fuoco, al pronto soccorso e alle forze dell'ordine
• attivazione manuale della sirena: l'allarme può essere avviato sia da un addetto antincendio, sia richiedendo per tempo l'intervento dei servizi tecnici o del servizio di vigilanza; per lo spegnimento della sirena sono disponibili le istruzioni specifiche per tutte le centraline di ogni stabile
• affissione avvisi: nel caso di evacuazione programmata è opportuno affiggere con qualche giorno d'anticipo una nota all'entrata dell'edificio, pubblicare un avviso nell'homepage della struttura o dell'ateneo, oppure inviare una email a tutti i dipendenti dell'edificio, precisando se si desidera fotografare o filmare alcune fasi della prova
• post-it impianti: lo scenario ipotizzato determina una sequenza di azioni da compiere come l’interruzione dell’energia elettrica, la chiusura delle valvola di alimentazione degli impianti o della rete dei gas, l’interruzione della fornitura idrica, ecc. Quando queste operazioni potrebbero comportare dei disagi o dei costi non trascurabili (problemi ad esperimenti in corso, interruzione di servizi essenziali, riavvio dell’impianto di riscaldamento, ecc.) è possibile simularle predisponendo dei cartellini adesivi da collocare in prossimità di valvole e interruttori che gli addetti dovranno raccogliere durante la prova; con la stessa tecnica è possibile verificare a campione che gli ambienti siano stati controllati

La riunione deve anche individuare le eventuali figure che, in virtù dei loro compiti essenziali, devono essere dispensati dalla partecipazione alla simulazione.